Zanimanje »virtualni asistent« novijeg je datuma. To su osobe koje za druge obavljaju razne administrativne i operativne zadatke putem interneta i računala. Uglavnom se radi o poslovima pripreme za knjigovodstvo, ispunjavanja putnih naloga i raznih drugih obrazaca i evidencija, zakazivanja sastanaka i obrada narudžbi.

Ima tu poslova komunikacije s kupcima, pisanja sadržaja za Internet stranice i vođenje društvenih mreža, kao i izrade prezentacija, planiranja putovanja, unosa podataka ili izrada izvještaja. Klara Frančišković jedna je od više stotina »virtualnih asistentica« u Hrvatskoj, koja nam opisuje svoja dosadašnja iskustva.

Poslovni suradnik

Tko su do sada bili vaši klijenti i koje ste poslove do sad obavljali?

– Moji su klijenti većinom samozaposleni ili vlasnici mikro poduzeća kojima je potrebna povremena administrativna pomoć od 5 do 10 sati mjesečno. Njihove su djelatnosti potpuno različite – od ilustratora, marketingaša i edukatora, do IT sektor i turizma. Administrativna podrška koju im pružam najčešće obuhvaća izradu ponuda i računa te praćenje uplata, vođenje evidencije radnih sati, izradu i obračun putnih naloga, pripremu dokumentacije za knjigovodstvo, pa sve do pisanja objava za društvene mreže, izradu landing stranica, objavu tjednih i mjesečnih newslettera.

S obzirom na cijenu usluge, imali li posla, obzirom na to da su studenti za visoko profesionalne poslove, poput programiranja, plaćeni osam eura, dok studentski administrativni i poslovi u računovodstvu vrijede četiri eura sat?

– Svi klijenti s kojima radim, radim duže od šest mjeseci. Morate uzeti u obzir da se svaka minuta koju odrađujem za pojedinog klijenta mjeri putem aplikacije. Iako se pet sati mjesečno čini jako malo, u tako »malo« vremena odradi se jako puno posla. Oprema za rad osigurana je s moje strane, ne od strane klijenta, a klijenti nemaju trošak doprinosa, jer nisam njihov zaposlenik, već poslovni suradnik s kojim imaju ugovorenu i potpisanu poslovnu suradnju.

Isto tako više od 15 godina iskustva u poslovima koje radim nosi svoju vrijednost. Klijenti znaju da angažiranjem virtualnog asistenta dobivaju osobu koju nije potrebno obučavati za posao. Primjer je komunikacija s klijentima putem e-maila za koju i danas držim edukacije i savjetovanje nakon 10 godina rada u korisničkoj službi, što je velika vrijednost za nekog tko treba osobu koja će preuzeti cjelokupnu podršku na ovakav način.

Koje su vaše profesionalne kvalifikacije i za koja ste područja specijalizirani?

– Više od 15 godina rada u administraciji i vođenju korisničke podrške pripremilo me da svoja znanja i vještine pretočim u uslugu koju nudim danas. Kao voditeljica poslovnice, voditeljica korisničke službe, a kasnije i menadžerica u rent a car kompaniji ispolirala sam znanje u administrativnim poslovima, budući da sam bila zadužena za poslovanje i praćenje 15 poslovnica u Hrvatskoj – rad s klijentima, kontrolu računa, putnih naloga i cjelokupnog administrativnog dijela poslovanja.

Redovno sam educirala i pripremala za rad postojeće i nove djelatnike, ne samo za administrativni dio poslovanja, već i za rad s klijentima, budući da je franšiza zahtijevala izvrsno korisničko iskustvo. I danas rado dijelim svoje znanje na istom polju, pa osim usluga virtualnog asistenta, nudim usluge savjetovanja i radionica na temu korisničkog iskustva.

Samostalnost i fleksibilnost

Koliko danas u Hrvatskoj djeluje virtualnih asistenata i kakva su njihova iskustva?

– Prema posljednjem istraživanju Go2Human huba, čiji sam i sama član, iz srpnja 2023. procjenjuje se da u Hrvatskoj ima oko 400 virtualnih asistenata. Prosječno postižu cijenu rada od 16 do 25 eura na sat. Budući da naplaćuju samo efektivne sate, u prosjeku oko 3,5 sati dnevno, dolazimo do prosječnih mjesečnih prihoda oko 1.400 eura, ako je cijena sata 20,50 eura. Od tog iznosa je potrebno oduzeti poreze i doprinose koji se plaćaju, pa se iznos umanjuje za cca 260 eura, ovisno o prirezu, poreznom razredu.

Iz ovog se vidi da ovo nije posao koji nosi bogatstvo, no mogućnost rada od kuće, samostalnost i fleksibilnost prednosti su koje presuđuju kod odabira posla kao virtualni asistent. Mnogi usluge nude inozemnim klijentima, pa se i cijena sata povećava, no točan podatak nije nažalost moguće izvući.

Može li se od toga živjeti, odnosno je li to samo neki dodatni – usputni posao?

– Objasnit ću na vlastitom primjeru. Da, može se živjeti i zaraditi dovoljno da pokrijete kredit, sve mjesečne troškove i uplatite si barem dva putovanja godišnje. Za nekog tko se prvi puta upušta u samostalne poduzetničke vode, možda ne bi bilo loše uz posao kod poslodavca, otvoriti obrt i nuditi usluge virtualne asistencije – naravno uz odobrenje poslodavca. U samom početku teško je doći do klijenata, odnosno do dovoljnog broja koji će omogućiti dovoljan prihod. Ipak, ako imate višegodišnje iskustvo, okolinu koja je upoznata s vašim načinom rada jednostavno je doći do klijenata koji su spremni na ovakvu vrstu suradnje.

Budući da su samozaposleni i mikro poduzetnici osobe koje najčešće biraju ovakav način poslovne suradnje, a njihov je broj kod nas i u svijetu sve veći, ne vidim prepreku za ulazak u poduzetničke vode. Virtualna asistencija nije posao koji je ograničen samo na područje Lijepe Naše, uz izvrsno poznavanje stranih jezika vrata svijeta su otvorena svima. Rado se sjetim digitalnog nomada kojem sam bila podrška prilikom dolaska u Hrvatsku i rješavanju potrebne dokumentacije.

Budući da moji klijenti nemaju troška opreme za rad koju moraju omogućiti zaposleniku, niti troška doprinosa, koje si sama uplaćujem, a nemaju potrebe za zapošljavanje nekog na pola ili puno radno vrijeme, ovakav je način poslovne suradnje win-win situacija, i za njih i za nas virtualne asistente. Svima koji se žele okušati u radu kao virtualni asistent nudim savjetovanje i eBook koji im u tome može pomoći. Iza mene je više od dvije godine rada kao virtualna asistentica – mogućnost rada s bilo koje lokacije na svijetu i odabira klijenata izdvajam kao najveće prednosti ovog posla.

Bilo gdje na svijetu

Ima li se slobodnog vremena s obzirom na vrstu posla?

– Kao što sam već spomenula usluge virtualnog asistenta dostupne su neovisno gdje se nalazi klijent. Isto tako posao virtualnog asistenta može se obavljati s bilo koje lokacije na svijetu. Ovog sam proljeća radila iz Vijetnama, gdje sam boravila u posjetu suprugu koji je tada radio na svom velikom projektu. Gotovo cijeli listopad provela sam u Španjolskoj, u sklopu The Break Fellowship programa – programa za žene poduzetnice, sufinanciranog od strane EU-a.

Kao poduzetnica koja ima firmu manje od pet godina omogućena mi je prijava na taj program. Program pomaže ženama da svoje ideje stave na višu razinu poslovanja, pružajući im mentorsku podrška te mnoštvo webinara prije odlaska u Španjolsku. U Španjolsku sam otišla krajem rujna i s još 14 žena bila smještena u malom mjestu s 800 stanovnika. Ono što nam je osim smještaja omogućeno je izvrstan co-working prostor iz kojeg sam svakodnevno mogla raditi.

Organizacija našeg domaćina Agalsa Sierra de la Demanda bila je na izvrsnoj razini – kroz aktivnosti, edukacije i posjete lokalnim poduzetnicima sve smo dobile nove ideje i prilike koje nam se mogu otvoriti u vlastitom poslovanju. Više od tisuću žena prošlo je kroz ovaj program, koji je završio krajem listopada.